Als je een incassobureau wilt inschakelen is dat vaak een grote stap en heeft dat meerdere gevolgen. Vaak zit je aan kosten vast die je moet betalen voor de werkzaamheden die het incassobureau voor je uitvoert, maar ook kun je de debiteur kwijtraken als klant. Toch maakt incassobureau Rotterdam de stap kleiner voor je omdat ze zich niet alleen bezighoudt met het innen van de openstaande vordering of vorderingen maar ook met het klantbehoud.
Zorg zelf voor de eerste goede stappen in je debiteurenbeheer
Je kunt zelf al het een en ander doen om te voorkomen dat facturen onnodig lang open blijven staan of misschien wel helemaal niet betaald worden. Spreek daarom met je debiteur altijd een duidelijk betaaltermijn af en leg dit het liefst schriftelijk vast. Communiceer daarnaast zo duidelijk mogelijk wat er betaald moet worden voor welke producten of diensten. Is er sprake van meerwerk? Omschrijf dit dan en specificeer dit direct bij de factuur zodat daar geen vragen over kunnen ontstaan. Met deze eerste stap voorkom je al een hoop problemen met onbetaalde facturen.
Bel als tweede stap zelf de debiteur als eerste om te informeren naar de onbetaalde factuur. Soms wordt een factuur vergeten, dat overkomt ons allemaal weleens. Een andere mogelijkheid is dat hij misschien nooit door je debiteur is ontvangen of dat er vragen zijn. Door deze tweede stap ook zelf uit te voeren los je al een groot deel van de problemen op.
Kom je er niet uit? Schakel incassobureau Rotterdam in
Als je met de bovenstaande twee stappen er alsnog niet uitkomt met je debiteur en de factuur onbetaald blijft, dan is het tijd om incassobureau Rotterdam in te schakelen. Je kunt de vordering naar het incassotraject doen op het moment dat hij ‘direct opeisbaar’ is en dat is in theorie al na het verlopen van de betaaltermijn. Alleen kan deze keuze ervoor zorgen dat je relatie met de debiteur verslechterd en wordt er aangeraden om op een later moment de factuur uit handen te geven.
Als incassobureau Rotterdam is ingeschakeld sturen zij als eerste een aanmaning aan de debiteur en vervolgens nemen zij telefonisch contact op. Op die manier proberen ze te kijken wat de situatie is. Is er sprake van een vergeten factuur, een factuur die betwist wordt of is de debiteur misschien onbereikbaar? Afhankelijk van de situatie neemt incassobureau Rotterdam vervolgstappen, zoals het versturen van een ingebrekestelling of het maken van een betaalafspraak.
Door de persoonlijke aanpak van incassobureau Rotterdam en haar streven om een vordering die uit handen is, net zoals bij het incassobureau Utrecht, gegeven niet de relatie met je debiteur te verslechteren, zorgen zij ervoor dat de stap kleiner wordt. Want onderaan de streep is een debiteur die niet betaald eigenlijk helemaal geen goede klant en kun je misschien beter afscheid nemen. Aan de andere kant kan goede communicatie afscheid nemen voorkomen waardoor je nog jarenlang samen een goede relatie kunt opbouwen als er geen onderliggende factoren zijn die de relatie verstoren.